2016年，中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（以下簡稱《意見》），旨在通過進一步簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務、強化落實，改革和創(chuàng)新科研經(jīng)費使用和管理方式，促進形成充滿活力的科技管理和運行機制，更好地激發(fā)廣大科研人員積極性和創(chuàng)造性。
同時，廣大科研人員面對科研項目經(jīng)費，對于怎樣充分享受政策紅利的支持作用，怎樣既保障科研活動得以順利開展，又讓經(jīng)費使用和管理符合規(guī)章制度要求，充滿了期待，也急需有專業(yè)的管理人員提出指導或建議，有專業(yè)化的服務輔助做好科研項目經(jīng)費管理，以保障科研任務的完成和科研目標的實現(xiàn)。
面對國家科研經(jīng)費使用和管理的政策要求，面對科研人員開展科研活動的現(xiàn)實需求，科研機構(gòu)的財務人員不斷研究和探索適應目前形勢下財務管理和服務科研的方式方法，提高專業(yè)化服務水平，是十分必要的。
在這里，筆者以中國科學院金屬研究所（以下簡稱金屬所）財務團隊在創(chuàng)新管理和服務方式方面的一些嘗試和經(jīng)驗為藍本，探討為科研人員潛心研究營造良好環(huán)境的工作思路和做法。
金屬所是隸屬于中國科學院的國立科研事業(yè)單位，成立于1953年，是涵蓋材料基礎研究、應用研究和工程化研究的綜合型研究所。
近70年的歷程，金屬所已經(jīng)建設成為材料科學與工程領域國內(nèi)一流并具有重要國際影響的研究機構(gòu)，是我國高性能材料研究與發(fā)展的重要基地。金屬所每年承擔大量中央財政資金支持的科研項目，規(guī)范項目資金管理和使用，貫徹落實中央財政科研項目資金管理等政策規(guī)定，改進和完備服務科研的措施，一直是金屬所重點管理工作之一。
轉(zhuǎn)變工作思路，秉持財務管理和服務科研并重的理念
研究所財務部門傳統(tǒng)的職能一般在會計核算、財務管理、會計監(jiān)督以及安全有效的信息化系統(tǒng)應用，目標是核算及時準確，符合會計制度要求，反映科研機構(gòu)資金運作狀況；注重財務數(shù)據(jù)和信息質(zhì)量、預算和決算管理以及報表報告水平、項目和專項經(jīng)費的專門核算；監(jiān)督經(jīng)費管理和使用符合政策規(guī)定；使得研究所財務狀況持續(xù)呈現(xiàn)良好態(tài)勢，這無疑是十分重要的，也是我們應長期堅持的財務工作。
隨著國家科研項目資金的大量投入和研究所自主爭取經(jīng)費能力的增強，科研項目資金在研究所總經(jīng)費規(guī)模占比增長較快，這就要求財務人員對這部分資金投入更多時間和精力加強核算和管理。同時，這部分資金與科研人員開展科研活動密切相關(guān)，需要財務部門輔助科研團隊做好資金的使用和管理，尋求切實可行的方式方法，提高專業(yè)化服務水平。
因此，金屬所財務團隊秉持財務管理和服務科研并重的理念，追求“寓管理于服務中”的工作目標，特別是如何在創(chuàng)新管理和服務方式上，做出許多富有成效的工作。
優(yōu)化崗位設置，推行輔助科研特征的項目經(jīng)費過程化管理
以金屬所縱向項目經(jīng)費核算和管理情況為例，總結(jié)優(yōu)化崗位設置取得的做法。
金屬所縱向項目經(jīng)費來源主要是中科院、基金委、科技部、科工局、軍委科技委和其他行業(yè)科技部門，這些經(jīng)費在項目和資金管理上一個共同的特點是經(jīng)歷三個階段，即：預算編報與評審階段，經(jīng)費收支或預算執(zhí)行階段和結(jié)題審計驗收階段。這與科研項目立項、實施和結(jié)題三階段正好相對應。
原有的財務人員崗位設置為項目經(jīng)費核算和報銷審核，不分經(jīng)費的屬性，多集中在經(jīng)費收支或預算執(zhí)行階段，側(cè)重項目經(jīng)費核算和日常報銷審核，預算編報和結(jié)題驗收參與較少，這種時點式的核算與管理，與項目資金管理的三個階段不相適應。
現(xiàn)有的財務人員崗位設置為某類項目經(jīng)費核算與管理+報銷審核，按這種模式設置若干個崗位，負責項目資金管理的三個階段，與科研項目立項、實施和結(jié)題三階段相對應，預算編報和結(jié)題驗收全程參與，實現(xiàn)了過程式的核算與管理。
這種崗位設置模式的益處在于：與科研人員共同編報的預算更貼近工作實際和評審要求，經(jīng)費收支在項目實施過程中較好保證了合規(guī)合理，配合結(jié)題審計做好專業(yè)的數(shù)據(jù)和信息解釋，有利于具備財務驗收條件。同時，財務人員的責任清晰，工作能力得以體現(xiàn)，也是我們輔助科研，提供專業(yè)服務的突出表現(xiàn)。
提高實用和可操作性，規(guī)章制度建設體現(xiàn)服務科研的方法
近年來，根據(jù)《意見》要求，按照中科院規(guī)章制度建設方案部署，結(jié)合金屬所實際，金屬所財務團隊制定或修訂了與科研項目經(jīng)費管理有關(guān)的規(guī)章制度，包括：差旅費管理辦法、會議費管理辦法、間接費管理和核算辦法，科研財務助理管理辦法和財務報銷管理規(guī)定等等。這些規(guī)章制度充分體現(xiàn)了“放管服”精神，進一步規(guī)范了經(jīng)費的使用和管理。同時，我們制定和修訂規(guī)章制度重視其實用性和可操作性，讓科研人員和查閱者易于理解，便于操作，以利于對制度的把握和執(zhí)行。
這里以《金屬研究所財務報銷管理規(guī)定》為例，說明制定和修訂規(guī)章制度體現(xiàn)服務科研的做法。
這個規(guī)定是依據(jù)《意見》關(guān)于“制定符合科研實際需要的內(nèi)部報銷規(guī)定”的要求和金屬所做好財務報銷管理的實際需求制定的，全部章節(jié)包括：第一章總則、第二章原始票據(jù)、第三章借款與核銷、第四章結(jié)算、第五章審批程序和權(quán)限、第六章主要財務報銷事項、第七章 ARP報銷憑證填制及單據(jù)粘貼、第八章其他和第九章附則。從中可以看出，我們整合若干與研究所財務報銷管理有關(guān)的專業(yè)規(guī)章制度，從原始票據(jù)的取得到財務檔案的形成，簡化了科研人員和查閱者的使用，提高了財務報銷工作的效率，促進了規(guī)范經(jīng)費開支的行為。
特別是其中第六章主要財務報銷事項，我們選出40余項常見的報銷事項，以表格形式列出報銷事項的名稱、報銷事項的說明、報銷的規(guī)定和程序以及報銷的政策依據(jù)。這樣，科研人員在處理報銷事項時，查閱這個列表即可。
其他制度的類似做法與良好執(zhí)行效果，實現(xiàn)了我們制定和修訂規(guī)章制度體現(xiàn)服務科研的初衷。
設計“項目預算編制模板”，預算編報體現(xiàn)專業(yè)化服務水平
科研項目預算編報是科研人員需要財務專業(yè)人員輔助完成的一項重要工作，為更好地給科研人員提供財務專業(yè)化服務，提高科研項目經(jīng)費預算編制質(zhì)量，金屬所財務團隊依據(jù)各類項目經(jīng)費管理辦法、項目預算編制指南和科研工作實際，設計了《金屬研究所國家自然科學基金項目預算編制模板》《金屬所國家重點研發(fā)計劃重點專項課題預算編制模板》和《金屬所中國科學院院級項目預算編制模板》。
模板中每個預算科目都編寫了“科目開支范圍”“編制注意事項”“編制原則”“編制攻略”和“編制范例”5項內(nèi)容，特別對于容易混淆的科目區(qū)分、常見的編制誤區(qū)、建議預算編制技巧、預算調(diào)劑規(guī)則做出詳細說明。
從經(jīng)費主管部門對金屬所近年來申請科研項目預算批復結(jié)果的反饋意見看，反映出的項目預算編制問題較少，得到了科研人員的認可。模板在提高預算編制水平，提高工作效率，減少預算編制工作量等方面效果較好。
設立“IMR財訊”微信企業(yè)號，做好科研財務助理培訓工作
金屬所2013年建立了財務聯(lián)系人制度，目標是建立科研與財務溝通和聯(lián)系的橋梁，更好服務科研，實施以來，效果良好。2016年，財務聯(lián)系人全部轉(zhuǎn)為科研財務助理。截至目前，科研財務助理已經(jīng)近90名，覆蓋金屬所全部創(chuàng)新課題組和PI團隊。
財務團隊積極履行指導科研財務助理工作職責，按照《金屬所科研財務助理管理辦法》要求，對科研財務助理輔助項目負責人辦理財務報銷、項目預算編制、預算執(zhí)行、決算驗收等業(yè)務及時給予指導和幫助，在切實減輕科研人員負擔方面發(fā)揮著重要作用。
財務團隊對科研財務助理的培訓已經(jīng)常態(tài)化，緊密結(jié)合科研經(jīng)費管理實際，多種形式展開。培訓內(nèi)容涉及科研經(jīng)費主管部門政策法規(guī)、會計核算和財務管理知識、金屬所財務辦理業(yè)務流程等。
科研財務助理的一項重要工作是 “IMR財訊”微信企業(yè)號的應用，IMR是金屬所的英文縮寫，“IMR財訊”微信企業(yè)號是財務部門服務科研人員了解經(jīng)費管理和使用政策規(guī)定以及相關(guān)財務知識的便捷平臺。截止目前，300余人加入微信企業(yè)號，覆蓋全部科研財務助理及部分一線科研人員。
“IMR財訊”微信企業(yè)號設計了“財務信息”“政策解讀”“財務助手”三個固定板塊，板塊下設了“開票信息”“經(jīng)費管理政策匯編”“經(jīng)費管理政策解讀”“所內(nèi)財務規(guī)章鏈接”“報銷常用表格鏈接”“預算編制模板”“間接經(jīng)費計算器”“勞務費計算器”“差旅住宿補助標準”等服務模塊，模塊內(nèi)容定期更新，方便查閱和應用，現(xiàn)已成為財務處移動信息平臺。
廣泛傾聽科研人員意見建議，解決科研經(jīng)費“報銷繁”問題
為進一步破除科研項目和資金管理中的繁文縟節(jié)，推動解決科研經(jīng)費“報銷繁”問題，金屬所按照中科院的部署，結(jié)合本單位實際，由財務處作為牽頭部門，協(xié)同其他管理和支撐部門在廣泛征求科研部門的意見和建議基礎上，查找科研經(jīng)費“報銷繁”問題，深刻分析其存在的成因，制定切實可行措施，積極開展解決科研經(jīng)費“報銷繁”有關(guān)工作。
實際工作中，財務團隊以此為契機，工作重點放在收集和整理科研人員意見建議，在所內(nèi)發(fā)布了《關(guān)于征求“解決科研經(jīng)費‘報銷繁’有關(guān)工作”意見和建議的通知》，堅持以科研經(jīng)費“報銷繁”問題為導向，通過征求科研人員意見和建議的方式，查找科研項目和經(jīng)費管理的繁文縟節(jié)，準確定位難點、堵點，提出解決辦法。同時為了便于工作開展，設計了《金屬所解決科研經(jīng)費“報銷繁”工作意見和建議表》，作為通知的附件同時發(fā)布，這樣既提高了征求意見和建議的針對性，也明確了職能部門修訂規(guī)章制度及改進工作的任務和責任。
在此基礎上，以發(fā)布《關(guān)于解決科研經(jīng)費“報銷繁”問題若干措施的通知》的形式，來落實這項工作具體實施。
通知的主要內(nèi)容包括：1.減少審批層次。研究所層面取消研究部主任審批層級，如研究部內(nèi)部因工作需要，可自行規(guī)定研究部主任審批環(huán)節(jié)。2.簡化審批流程。在職能部門辦理的業(yè)務，經(jīng)過OA系統(tǒng)完成審批流程的事項，在財務提交借款或報銷單時，僅保留課題組組長審批，加蓋課題章即可，不再需要任何人審批。3.實行住宿費包干制度。出差3天（自然天數(shù)，含3天）以內(nèi)的，實行住宿費包干制度，無需辦理住宿費報銷。4.提升審批額度。不同程度地提升了40余項業(yè)務的金額審批上限。
金屬研究所以提高政治站位、強化責任擔當?shù)膽B(tài)度，把解決“報銷繁”問題作為進一步落實科技領域“放管服”的重要工作來抓，取得了為科研人員營造良好科研環(huán)境的成效。
未來，我們將持續(xù)做好創(chuàng)新管理和服務方式方法方面的工作，為科研人員潛心研究營造良好環(huán)境做出優(yōu)異成績。