近年來(lái),隨著國(guó)家財(cái)政資金投入以及高校其他收入的不斷增加,高校與外界簽訂的合同數(shù)量呈現(xiàn)井噴式增長(zhǎng),合同類型也更加多樣化,其中部分高校年平均合同簽訂量已達(dá)10000份以上,而合同類型則主要?dú)w集于黨政、人力、資產(chǎn)、基建、教學(xué)、科研、國(guó)際合作等歸口管理職能部門(mén)。
由于高校合同總量龐大且在持續(xù)遞增、合同類型較多且合同事項(xiàng)繁雜,再加上合同管理采用歸口部門(mén)分散管理模式,因此很難做到統(tǒng)一合同編號(hào)、規(guī)范合同文本、量化合同付款。同時(shí)由于缺少標(biāo)準(zhǔn)化、高效化的管理制度,又使得合同日常管理與風(fēng)險(xiǎn)防控都存在較大壓力,導(dǎo)致在管理中常常面臨未按規(guī)定程序簽訂合同的情況,如目前仍然有不少小額合同出現(xiàn)事后臨時(shí)補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象。
另外,目前的管理模式還缺少有效的管理工具來(lái)實(shí)現(xiàn)合同的信息化管理,第一,廣大教職工疲于紙質(zhì)合同的簽批流程,服務(wù)體驗(yàn)較差;第二,合同在分期付款等階段難以嚴(yán)格防控諸如重復(fù)付款、不規(guī)范付款等支付風(fēng)險(xiǎn);第三,導(dǎo)致校級(jí)范圍的合同事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)、合同數(shù)據(jù)挖掘以及大數(shù)據(jù)決策分析支持存在較大困難。因此,如何實(shí)現(xiàn)高效有序的合同管理已成為高校經(jīng)濟(jì)事務(wù)管理的重要關(guān)注點(diǎn)之一。
為此,中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)結(jié)合目前現(xiàn)狀,專門(mén)制定了《中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)合同管理辦法》,為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范學(xué)校合同管理、防范合同風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益、明確建立學(xué)校合同管理服務(wù)信息系統(tǒng)、統(tǒng)一管理合同簽訂和執(zhí)行全過(guò)程提供便捷服務(wù)。
一、高校合同管理信息化的基本需求
為了促進(jìn)高校發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn),提升高校信息化管理水平并加強(qiáng)合同管理及服務(wù),我國(guó)高校亟需規(guī)劃并著手實(shí)施一套可與外部服務(wù)、內(nèi)部控制相融合的一體化合同管理服務(wù)平臺(tái),從而達(dá)到用信息化帶動(dòng)合同標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù),用信息化提升合同精細(xì)化管理、人性化服務(wù)的目的。
通過(guò)對(duì)高校合同管理現(xiàn)狀的調(diào)查研究,我們建議高校合同管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的總體思路。首先,考慮到高校合同管理的統(tǒng)一性,建議平臺(tái)以戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)為目的、以協(xié)同辦公為支撐、以信息標(biāo)準(zhǔn)和合同模板統(tǒng)一為基礎(chǔ)、以集約管控為主線、以合同付款為重點(diǎn),并服務(wù)于學(xué)校各部門(mén);其次,考慮到高校合同管理的復(fù)雜性,建議平臺(tái)按照“總體規(guī)劃、集約管控、集成應(yīng)用、分步實(shí)施”的原則進(jìn)行具體建設(shè)。
(一)功能需求
根據(jù)合同管理服務(wù)平臺(tái)總體建設(shè)思路,按照?qǐng)?jiān)持依法合規(guī)、高效服務(wù)的原則,可以將合同管理信息化實(shí)施的具體目標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步的明確。
1.合同管理服務(wù)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)為全過(guò)程的管理,實(shí)現(xiàn)合同的規(guī)范性管理、流程化管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、付款控制、決策分析等,并通過(guò)全生命周期、全過(guò)程的管理帶來(lái)合同管理水平及效率的明顯提升。
2.合同管理服務(wù)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)為多層次的管理,實(shí)現(xiàn)從“戰(zhàn)略決策層→管理控制層→業(yè)務(wù)操作層”自上而下的分級(jí)管理體系。
3.合同申請(qǐng)模塊應(yīng)當(dāng)進(jìn)行信息標(biāo)準(zhǔn)和合同模板庫(kù)建設(shè),具體包括合同分類定義、合同流程定義、合同范本庫(kù)、供應(yīng)商管理等內(nèi)容。
4.合同審核、審批流程應(yīng)當(dāng)融入校院兩級(jí)管理思路,且需采用可靈活配置的模式,以方便不同類別、不同特征合同的分類、分級(jí)審核與審批。
5.合同進(jìn)度、合同付款階段應(yīng)當(dāng)作為重點(diǎn)管控節(jié)點(diǎn),必須實(shí)現(xiàn)規(guī)范化付款流程、精準(zhǔn)化付款控制、高效化付款方式。
6.合同決策分析頁(yè)面應(yīng)當(dāng)能夠提供各類統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù),以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供圖表化數(shù)據(jù)支持,并作為校級(jí)財(cái)務(wù)資金安排預(yù)測(cè)的依據(jù)之一。
另外,除了合同管理層面的需求外,合同管理服務(wù)平臺(tái)還應(yīng)當(dāng)特別關(guān)注合同服務(wù)層面的優(yōu)化,充分考慮廣大師生用戶的用戶體驗(yàn)以及歸口職能部門(mén)的個(gè)性化需求。如為方便師生使用、提高辦事效率,合同平臺(tái)應(yīng)當(dāng)支持諸如移動(dòng)審批等各類移動(dòng)端功能;為保證合同平臺(tái)不成為一個(gè)單一的、弱交互的信息孤島,其還應(yīng)當(dāng)積極考慮如何與其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,特別是實(shí)現(xiàn)與采購(gòu)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等的無(wú)縫對(duì)接。
(二)質(zhì)量要求
為了保證合同管理服務(wù)平臺(tái)的具體目標(biāo)能夠有序?qū)崿F(xiàn),合同平臺(tái)在建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范的要求,以滿足合同部門(mén)及相關(guān)使用者未來(lái)3~10年的使用需求為內(nèi)在要求、以滿足上級(jí)主管部門(mén)的監(jiān)管需求為外部標(biāo)準(zhǔn),建設(shè)一套具有高度一體化水平及整合度的合同綜合管理平臺(tái)。具體來(lái)說(shuō),其建設(shè)要求可明確如下:
1.合同平臺(tái)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用新型理念和技術(shù),力求突破傳統(tǒng)管理模式,實(shí)現(xiàn)合同管理效率的極大提升;其建設(shè)水平應(yīng)當(dāng)與學(xué)校整體水平相適應(yīng),即相對(duì)其他合同管理方式具有一定的引領(lǐng)性和先進(jìn)性。
2.合同平臺(tái)應(yīng)當(dāng)提供諸如電子審批等業(yè)務(wù)非常需要而現(xiàn)有模式卻不能提供的功能,解決諸如付款控制低效等現(xiàn)有模式存在的一系列待解決問(wèn)題;其建設(shè)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與學(xué)校內(nèi)在需求相契合,即要求具有較強(qiáng)的功能性和實(shí)用性。
3.合同平臺(tái)要求具有良好的用戶體驗(yàn),盡量繼承原有模式的優(yōu)點(diǎn),減少對(duì)日常工作方式的非必要變動(dòng);系統(tǒng)切換期間應(yīng)當(dāng)能實(shí)現(xiàn)平滑過(guò)渡,避免對(duì)學(xué)校日常工作產(chǎn)生干擾;實(shí)施過(guò)程應(yīng)當(dāng)充分考慮具體使用終端用戶,即合同平臺(tái)要求具有便捷的可操作性和友好性。
4.合同平臺(tái)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)與內(nèi)部其他保留的模塊以及各類外部系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接,必需留有很好的接口與后續(xù)中長(zhǎng)期規(guī)劃進(jìn)行無(wú)縫銜接;其建設(shè)方案應(yīng)當(dāng)以開(kāi)放式的、前瞻性的角度來(lái)設(shè)計(jì),即合同平臺(tái)要求具有較好的兼容性和可擴(kuò)展性。
5.合同平臺(tái)需能實(shí)現(xiàn)全面合同管理控制及電子合同檔案等國(guó)家政策性新需求,要求能夠滿足校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策需求以及上級(jí)相關(guān)主管部門(mén)的檢查標(biāo)準(zhǔn);其建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)學(xué)校決策層及上級(jí)主管部門(mén)需求,即合同平臺(tái)要求具有標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范性和可挖掘性。
6.合同平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中還應(yīng)考慮到各相關(guān)部門(mén)的細(xì)節(jié)需求,包括經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、申請(qǐng)部門(mén)、歸口部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、校領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)主管部門(mén)等,即合同平臺(tái)應(yīng)當(dāng)對(duì)眾多部門(mén)的自主性及個(gè)性化需求及時(shí)響應(yīng)。
二、高校合同管理信息化的實(shí)施建議
(一)架構(gòu)藍(lán)圖
根據(jù)高校合同管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的整體思路以及前期校級(jí)合同管理現(xiàn)狀的調(diào)研結(jié)果,結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)及相關(guān)職能部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等具體管理要求,并參考相關(guān)行業(yè)合同管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn),形成上圖所示系統(tǒng)建設(shè)的設(shè)計(jì)藍(lán)圖。
(二)基礎(chǔ)平臺(tái)
作為高校信息化規(guī)劃的重要組成部分,合同管理服務(wù)平臺(tái)往往需要與學(xué)校各類信息系統(tǒng)進(jìn)行基礎(chǔ)信息、流程信息、信用體系、知識(shí)文檔、統(tǒng)計(jì)分析等各類數(shù)據(jù)的深度共享,其與采購(gòu)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)一體化應(yīng)用的需求也越來(lái)越強(qiáng)烈。因此可以考慮進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃,將其納入學(xué)校協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)過(guò)程,以協(xié)同辦公平臺(tái)為基礎(chǔ)進(jìn)行合同管理功能開(kāi)發(fā)及流程再造,并考慮如何與其他系統(tǒng)進(jìn)行深度整合以提高其業(yè)務(wù)協(xié)作的一致性,從而達(dá)到減少信息孤島、實(shí)現(xiàn)高校信息管理一體化的目的。
一方面,由于合同管理交織了各類基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、流轉(zhuǎn)過(guò)程以及業(yè)務(wù)層和管理層對(duì)合同進(jìn)行過(guò)程管理、監(jiān)控預(yù)警、數(shù)據(jù)挖掘操作時(shí)所引起的各種關(guān)聯(lián)機(jī)制、觸發(fā)機(jī)制,因此整個(gè)合同管理過(guò)程及控制機(jī)制非常復(fù)雜,如果完全進(jìn)行從底層開(kāi)始的定制化開(kāi)發(fā)方法必將耗費(fèi)巨額的人力物力成本。因此,通過(guò)利用學(xué)校協(xié)同辦公平臺(tái)及其提供的各類建模工具,配合辦公門(mén)戶、表單工具、流程引擎、組織中心、文檔中心、移動(dòng)應(yīng)用,可以相對(duì)便捷的通過(guò)二次開(kāi)發(fā)建設(shè)合同管理所需的合同門(mén)戶、合同文稿、審批流程、合同政策、合同模版、移動(dòng)審批等功能,并通過(guò)各類邏輯工具實(shí)現(xiàn)合同管理的過(guò)程管控。
另一方面,通過(guò)將合同管理融合入校級(jí)協(xié)同辦公平臺(tái),可以便于其與上下游系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程與數(shù)據(jù)深度互通,達(dá)到進(jìn)一步開(kāi)放的效果,并對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)涉及到的相關(guān)合同進(jìn)行真正的一體化管理。如通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)合同管理模塊可以匹配學(xué)校的多種業(yè)務(wù)范圍,接入采購(gòu)管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊、供應(yīng)商管理模塊、規(guī)章制度模塊、檔案管理模塊以及信用體系庫(kù)、知識(shí)文檔庫(kù)等功能,配合打通從立項(xiàng)、采購(gòu)、簽訂、履行、付款、分析以及監(jiān)控預(yù)警、異常處理的流轉(zhuǎn)通路,實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的合同管控,并且通過(guò)門(mén)戶集成、組織模型以及權(quán)限設(shè)計(jì),實(shí)現(xiàn)不同類別、不同特征合同的分類、分級(jí)管理的院校兩級(jí)管理思路。
(三)功能實(shí)現(xiàn)
根據(jù)高校合同管理現(xiàn)狀的調(diào)研結(jié)果,我們發(fā)現(xiàn)在合同管理過(guò)程中最為核心與關(guān)注的內(nèi)容包括:如何規(guī)范合同文本內(nèi)容,避免出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn);如何提升合同審批效率,避免出現(xiàn)效率低下;如何提升合同履行能力,避免出現(xiàn)執(zhí)行異常;如何提升合同付款控制能力,避免出現(xiàn)資金風(fēng)險(xiǎn);如何提升合同分析能力,避免出現(xiàn)無(wú)序管理。據(jù)此,并結(jié)合相關(guān)設(shè)計(jì)藍(lán)圖,可以將合同管理服務(wù)平臺(tái)的具體功能實(shí)現(xiàn)定義為以下幾條主線。
1.基礎(chǔ)功能的全面實(shí)現(xiàn)。通過(guò)應(yīng)用協(xié)同辦公平臺(tái)的信息門(mén)戶、流程引擎、信用體系庫(kù)、知識(shí)文檔庫(kù)、駕駛艙技術(shù)等技術(shù),來(lái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺(tái)、系統(tǒng)管理模塊、權(quán)限管理模塊、流程管理模塊、移動(dòng)審批模塊等基礎(chǔ)功能,并通過(guò)對(duì)接采購(gòu)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的傳遞。
2.合同文本主線。主要對(duì)應(yīng)合同起草過(guò)程,其重點(diǎn)在于規(guī)范合同的起草內(nèi)容。起草時(shí)通過(guò)關(guān)聯(lián)展示相關(guān)的規(guī)章制度引導(dǎo)經(jīng)辦人更加合規(guī)地?cái)M定合同;通過(guò)合同模板庫(kù)建設(shè)來(lái)提供眾多可供選擇的標(biāo)準(zhǔn)合同模板,方便經(jīng)辦人快捷擬定合同;通過(guò)供應(yīng)商庫(kù)建設(shè)以及內(nèi)部信用評(píng)價(jià)體系、外部信用數(shù)據(jù)接入來(lái)提供合同相對(duì)方狀態(tài),方便經(jīng)辦人判斷是否存在相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。
3.合同審批主線。主要對(duì)應(yīng)合同審批、合同簽訂過(guò)程,其重點(diǎn)在于主要合同條款的提取以及審批流程的優(yōu)化。通過(guò)歸納不同類型的合同業(yè)務(wù),將合同相對(duì)方信息、主要標(biāo)的內(nèi)容、合同總金額、保證金信息、付款階段劃分、階段付款金額、階段付款條件等主要合同條款提取并固化為必填內(nèi)容,不僅可以方便后續(xù)審批環(huán)節(jié),還可以為監(jiān)控預(yù)警及數(shù)據(jù)挖掘提供標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)參考。通過(guò)靈活定義流程并搭配在線/移動(dòng)審批手段,可以滿足不同類型的合同業(yè)務(wù)的審批要求,便捷領(lǐng)導(dǎo)審批、提高工作效率、降低內(nèi)部溝通成本、控制合同風(fēng)險(xiǎn)。一般以經(jīng)辦人員為起點(diǎn),經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦部門(mén)、職能部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、校領(lǐng)導(dǎo)等部門(mén)審批后生效,并由相關(guān)部門(mén)執(zhí)行后續(xù)過(guò)程。
4.合同履行主線。主要對(duì)應(yīng)合同進(jìn)度管理、合同異常管理、合同變更管理、合同訴訟管理內(nèi)容,其重點(diǎn)在于通過(guò)監(jiān)控預(yù)警實(shí)現(xiàn)異常及異動(dòng)監(jiān)控。通過(guò)執(zhí)行進(jìn)度分析可以了解合同進(jìn)度執(zhí)行情況,通過(guò)執(zhí)行異常監(jiān)控可以及時(shí)排查異常合同,通過(guò)執(zhí)行合同變更流程可以及時(shí)實(shí)現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的調(diào)整,通過(guò)監(jiān)控預(yù)警可以要求法務(wù)快速介入訴訟程序。
5.合同付款主線。主要對(duì)應(yīng)合付款管理、合同開(kāi)票管理內(nèi)容,其重點(diǎn)在于通過(guò)付款條件實(shí)現(xiàn)付款過(guò)程控制。通過(guò)合同總金額、保證金信息、付款階段劃分、階段付款金額、階段付款條件等付款條件的控制,可以有效避免重復(fù)付款、提前付款、付款緩慢等資金收支風(fēng)險(xiǎn),可以有效幫助財(cái)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)資金管理。
6.決策分析主線。主要對(duì)應(yīng)合同查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表臺(tái)賬、數(shù)據(jù)可視化、移動(dòng)端查詢等內(nèi)容,其重點(diǎn)在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化以及決策分析維度的定義。通過(guò)建設(shè)決策分析模塊,可以提供能夠滿足質(zhì)量和性能需求的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘及數(shù)據(jù)分析功能,為日常管理人員提供整理后的所需數(shù)據(jù),為校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供支持決策的數(shù)據(jù)的靜態(tài)概況和動(dòng)態(tài)發(fā)展趨勢(shì)圖。
(四)流程設(shè)計(jì)
根據(jù)合同管理服務(wù)平臺(tái)的具體功能主線實(shí)現(xiàn)內(nèi)容,通過(guò)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行重新統(tǒng)籌設(shè)計(jì)優(yōu)化,做出適當(dāng)安排,提高其業(yè)務(wù)協(xié)作的一致性;通過(guò)重新梳理部門(mén)職責(zé)、角色權(quán)限等,實(shí)現(xiàn)對(duì)不同部門(mén)的不同角色的管理職責(zé)控制;爭(zhēng)取全流程電子化及電子檔案流程,通過(guò)電子簽名、電子檔案、電子憑證等減輕工作負(fù)擔(dān)、提高工作效率。據(jù)此,可以將合同管理服務(wù)平臺(tái)的基本流程及各環(huán)節(jié)職責(zé)定義為:
合同經(jīng)辦人:合同發(fā)起人、執(zhí)行人及具體事務(wù)處理人員
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人:合同審批人及合同的主要負(fù)責(zé)人
申請(qǐng)部門(mén):合同歸屬的學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室、處室等,主要負(fù)責(zé)合同的真實(shí)性、必要性審核
歸口部門(mén):資產(chǎn)、科研等合同歸口部門(mén),主要負(fù)責(zé)合同的履約資質(zhì)、專業(yè)要求審核
法務(wù)部門(mén):主要負(fù)責(zé)合同的合法性、規(guī)范性及法律風(fēng)險(xiǎn)審核
校領(lǐng)導(dǎo):主要負(fù)責(zé)重大合同、特殊合同的審核
財(cái)務(wù)部門(mén):主要負(fù)責(zé)合同付款過(guò)程
審計(jì)部門(mén):主要負(fù)責(zé)合同審計(jì)過(guò)程
檔案部門(mén):主要負(fù)責(zé)合同歸檔過(guò)程
根據(jù)“總體規(guī)劃、集約管控、集成應(yīng)用、分步實(shí)施”的原則,并結(jié)合上述合同管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的整體思路以及具體的實(shí)施方案,目前學(xué)校已基本完成合同管理服務(wù)平臺(tái)的一期建設(shè)工作。一是對(duì)應(yīng)合同審批主線,通過(guò)流程的電子化便捷師生合同申請(qǐng)過(guò)程,努力將廣大教職工從疲于紙質(zhì)合同的簽批流程中解放出來(lái);二是對(duì)應(yīng)合同付款主線,通過(guò)智能化規(guī)則使得合同在分期付款等階段嚴(yán)格防控諸如重復(fù)付款、不規(guī)范付款等支付風(fēng)險(xiǎn);三是對(duì)應(yīng)決策分析主線,提供合同事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)、合同數(shù)據(jù)挖掘以及大數(shù)據(jù)決策分析支持,為師生提供可視化數(shù)據(jù)支持。
由于合同管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期、持續(xù)的過(guò)程,因此后續(xù)我們將會(huì)進(jìn)一步優(yōu)化相關(guān)內(nèi)容,以合同文本主線中的合同模板庫(kù)、供應(yīng)商庫(kù)建設(shè),合同履行主線中的合同進(jìn)度管理、合同異常管理、合同變更管理、合同訴訟管理內(nèi)容為重點(diǎn),為全校師生提供更加便捷、規(guī)范的合同內(nèi)容輔助,為學(xué)校管理提供合同監(jiān)控預(yù)警。